INVITACIÓN A CONCURSAR.
El Cenecoop R.L. recibirá ofertas hasta el próximo viernes 16 de diciembre del 2016 a las 4:00 p.m. de los oferentes al Concurso para la contratación de la Auditoría Externa para el período 2016.
1. PROPÓSITOS DE LA AUDITORÍA
1.1 El oferente se compromete a realizar lo indicado a continuación, de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, las Normas Internacionales de Información Financiera y los requerimientos vigentes en las respectivas normativas emitidas por Ministerio de Hacienda, vigentes para el periodo 2016:
a. Emitir la opinión respecto de los estados financieros al cierre del ejercicio económico, de acuerdo con el marco contable regulatorio aplicable y como producto de la evaluación del control interno contable y administrativo de los sistemas que intervienen en los registros de las operaciones del Cenecoop R.L.
b. Emitir durante el período de vigencia del contrato, cualquier ampliación requerida por órganos de inspección o sus asociadas.
1.2 La auditoría se regirá por las normas antes mencionadas y por los programas de trabajo presentados por el oferente para que en su calidad de auditores externos expresen su opinión en forma independiente sobre los aspectos señalados en el punto anterior.
2. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
2.1 Para cada uno de los aspectos que se coticen, según el punto 1 de este concurso, el oferente que sea contratado deberá realizar un estudio de la estructura del control interno en operación, evaluando en principio las áreas de mayor riesgo del Cenecoop R.L…
2.2 El informe sobre la estructura de control interno deberá considerar dentro del proceso de planificación y ejecución de auditoría los siguientes aspectos, que se consideran mínimos:
a. Evaluación de las políticas y procedimientos aplicados en el Cenecoop R.L. para la identificación y administración de riesgos operativos de acuerdo con la normativa establecida.
b. Evaluación del cumplimiento y eficacia de control interno, para lo cual deberá consignarse el detalle de las deficiencias encontradas, análisis de su origen y sugerencias para superarlas, incidiendo principalmente en las áreas de mayor riesgo inherentes a la naturaleza de las operaciones de cada empresa.
3. VISITAS PERIÓDICAS A REALIZAR
Para realizar el trabajo de auditoría externa del Cenecoop R.L., del periodo que concluye el 31 de diciembre 2016, se realizará una sola 1 visita, la cual tendrán una duración máxima de 2 semanas, con un mínimo de 3 auditores a tiempo completo de lunes a viernes, bajo la supervisión de un socio del Despacho. Las mismas se realizarán en el mes que seguidamente se detallan, estas fechas podrían ser modificadas previo a la firma del contrato en común acuerdo entre el Cenecoop R. L. y el despacho:
a. Primera y única visita: al Cenecoop (tercera y cuarta semana de enero 2017).
4. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA OFERTA
4.1 PROGRAMA DE TRABAJO
Presentar un programa de trabajo con las respectivas horas de ejecución. Presentar una descripción detallada de las políticas y procedimientos seguidos para asegurar el control de calidad de los trabajos de auditoría realizados, el mismo debe contener un detalle suficiente que permita al Comité de Vigilancia, Auditoría Interna y al Consejo de Administración juzgar la calidad del trabajo que se ofrece.
4.2 ENTREGA Y PRESENTACIÓN DE INFORMES
El oferente se compromete a entregar por escrito posterior a la realización de la visita y mediante una carta de Gerencia, las recomendaciones y observaciones que juzgue convenientes en cuanto a procedimientos de contabilidad y control interno. Estos informes se entregaran a más tardar 15 días hábiles posteriores a la salida de la visita.
En la única visita incluye se espera como producto: Estados Financieros Auditados, Notas a los Estados Financieros, Cartas de Gerencia, así como cualquier certificación solicitada, todo lo anterior para el Cenecoop R.L.. La fecha límite para que el Despacho elegido entregue la versión final de la documentación indicada, debidamente firmada y encuadernada, es de 15 días hábiles después de su salida de trabajo de campo. Además de lo anterior deberán remitir al mismo tiempo copia electrónica en formato PDF de los Estados Financieros Auditados completos, para ser publicado en la página Web oficial de la empresa.
Dentro del plazo indicado en los párrafos anteriores se deben considerar al menos 5 días hábiles previos al cumplimiento de dicha fecha para la presentación del borrador y discusión del mismo, la cual se realizará una única vez antes de la entrega de la versión final.
Asimismo, el oferente se compromete a presentar los resultados de su visita ante el Consejo de Administración y/o Comité de Vigilancia, en la sesión inmediata posterior a la fecha de recepción de la carta de gerencia, fecha que se convocara con suficiente antelación.
En cuanto a la presentación de informes en firme, deben ser en español, con 2 volúmenes originales debidamente empastados, y cumplir con las regulaciones emitidas por el Colegio de Contadores Públicos para ese tipo de documentos, además copia electrónica de los mismos que también debe ser enviada directamente al Auditor Interno del Cenecoop R.L.. El oferente adjudicado se compromete, además, a suministrar las copias adicionales de estados financieros auditados que se le solicite por parte de cada empresa.
Estar presente en la Asamblea Anual a celebrarse en el transcurso del año dos mil diecisiete, aproximadamente en el mes de Marzo, para exponer a la Asamblea los puntos más importantes del trabajo realizado y aclarar consultas de los Asociados o Delegados relativas al trabajo realizado.
4.3 PRESENTACIÓN DE ATESTADOS
El oferente se compromete a presentar sus atestados de conformidad con las regulaciones emitidas por Colegio de Contadores Públicos y cumplir con toda la normativa vigente.
4.4 DE LAS INCOMPATIBILIDADES
El oferente deberá indicar de forma expresa que no le alcanzan las incompatibilidades que señala la Normativa relativa a las auditorias externas de los sujetos fiscalizados.
4.5 PRESENTACIÓN DE CURRÍCULUM
El profesional o despacho que desee participar deberá cumplir con los requisitos establecidos en normas emitidas por el Colegio.
El profesional o despacho que participe en el concurso deberá demostrar que cuenta con los requisitos indicados.
Los concursantes deberán suministrar el Currículum Vitae del personal que designarán para llevar a cabo la auditoria, indicando si se trata de empleados a tiempo completo de la firma o bien ocasionales contratados bajo esta misma modalidad, su preparación académica y un detalle amplio y sustentado de su experiencia individual en el ramo, así como del despacho en relación con auditorias y consultorías similares realizadas en entidades similares, para lo cual deberán aportar el detalle correspondiente, indicando la entidad y los años en que se realizaron tales trabajos
El socio, auditor externo independiente y los encargados de las auditorias deben contar con una experiencia mínima de cinco años en labores de auditorías.
Además de presentar al menos dos referencias de clientes a los cuales le hayan brindado este tipo de servicio donde se incluya: duración del trabajo (fecha inicial y final), recurso humano que participó, su rol y la cantidad de tiempo dedicado por cada recurso.
4.6 Disponibilidad de recursos
Se solicita al oferente presentar una declaración donde indique que cuenta con disponibilidad de recursos suficientes para asegurar el cumplimiento y calidad de los servicios ofertados. Se debe indicar los nombres de los recursos que van a ser asignados a esta contratación considerando lo siguiente:
· Empleados directos o subcontratados que estarán participando.
· Dedicación estimada al proyecto de cada recurso.
Esto con el fin de cerciorarse de que el despacho cuenta con los recursos suficientes para cumplir con los compromisos estipulados.
4.7 OFERTA ECONÓMICA
La oferta para la Auditoría Externa deberá cotizarse por el período objeto del concurso a saber el año 2016. El número de horas y su distribución en las diferentes áreas se considerará como un estimado del trabajo a efectuar.
Incluir en la cotización un plan de pagos donde se defina el porcentaje a cancelar después de la visita y con la respectiva entrega del informe correspondiente de la misma. Debe estar empresa en colones costarricenses. Los gastos por concepto de viáticos, pasajes, comunicaciones, útiles, materiales de oficina, impresos, reproducciones y otros similares, en que incurrirán los auditores y profesionales en la ejecución del trabajo, correrán por cuenta del adjudicatario.
El Cenecoop R.L. no aceptará modificaciones en el precio una vez adjudicada la auditoría.
4.8 CLÁUSULA DE PENALIZACIÓN
Por cada día de atraso en la entrega del informe final con su carta de gerencia, el Cenecoop R.L. aplicará una multa del 1% (uno por ciento) sobre el total de los honorarios.
4.9 CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD
El oferente acepta que dentro de las cláusulas del contrato se incluya la aceptación de confidencialidad y de no divulgación de datos en caso de ser adjudicado, tanto por parte del despacho o auditor elegido como de cada uno de los empleados directos o subcontratados, que se incorporen al equipo de trabajo destinado para realizar la auditoría externa.
4.10 DISPOSICIONES DE SEGURIDAD
El oferente debe de aceptar el cumplimiento de las disposiciones de seguridad de la información vigentes en cada empresa en cuanto a uso de antivirus, software autorizado, restricciones de navegación. De ser necesario o requerirlo, se les suministrara una clave para acceso a la red internet.
Dentro de la oferta que realice el oferente se debe de incluir los mecanismos de protección que ofrece implementar para administrar los datos y documentos que entreguen las empresas.
4.11 COORDINACIÓN
Para los efectos del contrato se define como enlace entre las partes a la Gerencia del Cenecoop R.L., ante ausencia de esta, el despacho dirigirá sus comentarios y consultas a la Auditoria Interna o al Coordinador Financiero de Cenecoop R.L.
Para la realización de los trabajos deberá coordinarse con el Gerente o con el Director Financiero.
Los profesionales responsables de la dirección del trabajo, podrán reunirse con la Gerencia, Auditoría Interna, cuando así lo consideren pertinente cualquiera de las partes, previa solicitud formal.
5. REQUISITOS ADICIONALES DE LAS OFERTA
5.1 Las ofertas deberán presentarse en la Oficina de la Asistente de Gerencia del Cenecoop R.L. en Oficinas Centrales ubicadas en San Pedro de Montes de Oca, edificio Cooperativo segundo piso, solamente se dará trámite a las solicitudes que incorporen la documentación completa en sobre cerrado en original a más tardar el lunes 31 de octubre del 2016 a las 4:00 p.m., con la siguiente leyenda:
“Kathia Mesén
Asistente Gerencia
CONCURSO DE ANTECEDENTES
AUDITORIA “EXTERNA 2016”
5.2 La oferta y sus anexos deben estar firmados por el oferente o su representante legal e indicar el domicilio, teléfono, fax, correo electrónico y apartado postal para notificaciones.
5.3 La vigencia de la oferta debe tener un mínimo de 30 días naturales contados a partir de la fecha de cierre del presente concurso.
5.4 El Cenecoop R.L. se reserva el derecho de no adjudicar dicho concurso.
5.5 El despacho enviara un listado de requerimientos técnicos, de instalaciones o de cualquier otra índole que deban de ser suministrados antes de efectuar las visitas de la Auditoría Externa.
5.6 El concursante seleccionado deberá firmar un contrato donde se estipulará entre otros aspectos, la autorización para poner a disposición los papeles de trabajo, el programa de auditoria aplicado y cualquier otro respaldo documental, así como consignar el nombre y calidades de los profesionales ofrecidos que realizarán las visitas de auditoría y/o consultoría correspondiente según se indica en el apartado 4 de este documento.
5.8 Para cualquier aclaración, los interesados deberán dirigirse a:
Nombre: Berny Calderon F.
Puesto: Auditor Interno
Teléfono: 25285820
Correo: bcalderon@cenecoop.com
NOTAS IMPORTANTES:
1 Cenecoop R. L. se reserva el derecho de seleccionar la oferta que más convenga a sus intereses.
2 Una vez adjudicada la contratación, no cabe el recurso de apelación.
3 Si el contratante, a juicio Cenecoop R.L., incumple las condiciones establecidas en este cartel, podrá darse por terminado el contrato, sin que Cenecoop R.L. tenga que cubrir ningún pago adicional, indemnización, costos adicionales, u otros.
4 Cenecoop R.L. no está obligada a brindar detalles de las ofertas recibidas, a los oferentes que no resultaren favorecidos con la adjudicación.
DOCUMENTOS A ENTREGAR PARA PARTICIPAR
EN LA COTIZACIÓN
DOCUMENTO NO. 1: ASPECTOS GENERALES:
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
(LLENAR ESTE DOCUMENTO)
DEBE LLENAR ESTOS ESPACIOS PARA RESPONDER A CADA CONSULTA
NOMBRE EMPRESA:
NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN:
NOMBRE DE REPRESENTANTE LEGAL:
NUMERO DE CÉDULA DEL REPRESENTANTE LEGAL:
DIRECCIÓN DE LA OFICINA:
NUMERO TELEFÓNICO:
CORREO ELECTRÓNICO:
En caso de que su empresa sea seleccionada para brindar el servicio de Auditoria, una vez recibido el comunicado por parte de Cenecoop R.L., debe presentar los siguientes documentos, antes de la firma del contrato;
DOCUMENTO NO. 1: DECLARACIÓN JURADA:
DECLARACIÓN JURADA
NOMBRE DE LA EMPRESA:
NUMERO DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN:
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL:
NUMRO DE CÉDULA DE IDENTIDAD:
El suscrito, representante legal de la empresa declaro bajo juramento que:
Toda la información suministrada para cotizar el servicio de auditoría externa, es cierta y que cualquier dato incorrecto da por anulada la oferta presentada e inclusive el contrato en caso de haberse firmado, sin que exista ningún tipo de indemnización por Cenecoop R.L., a la empresa contratada.
2. PROHIBICIÓN RELACION DE PARENTESCO: declara que su representante legal y/o apoderado generalísimo, no le aplican las limitaciones de afinidad y consanguinidad o empresariales con:
· Miembros de los Cuerpos Directivos nombrados por la Asamblea General de Cenecoop R.L. y el gerente general.
· Empleados Cenecoop que ocupen los puestos de dirección.
· Empresas personales de los miembros de Consejo de Administración, o colaboradores
· Empresas jurídicas con fines de lucro de las personas señaladas en los puntos I, II y III, en las cuales sean accionistas o formen parte de la junta directiva y donde posean un 10 % o más del capital accionario.
Se extiende la presente declaración, a los ….. días del mes de………….. del año 2016.
FIRMA:
NOMBRE:
CÉDULA:
DOCUMENTO NO. 3: OFERTA ECONOMICA AUDITORIA FINANCIERA:
Las empresas participantes deben llenar la siguiente información. Hasta donde sea posible preferimos que el detalle de los costos se ajuste a la tabla que se suministra a continuación.
OFERTA ECONÓMICA
SERVICIO DE
AUDITORÍA FINANCIERA 2016
NOMBRE DE LA EMPRESA:
INDICAR FECHA DE INICIO DE ACUERDO A ARTÍCULO 3:
ANOTAR EL PLAZO DE ENTREGA TOTAL DEL SERVICIO, EN DÍAS
VIGENCIA DE LA OFERTA:
GARANTÍA DE LOS TRABAJOS REALIZADOS EN DÍAS:
Cualquier entregable adicional que se desee ofrecer o considere necesario incluir, por favor agregarlo al final de la tabla anterior.
FIRMA:
NOMBRE:
CÉDULA:
